Персональные данные работника - это совершенно любая информация, относящаяся к какому-то конкретному или же все же определяемому, основываясь на такой информации, субъекту персональных данных – или, иначе говоря, физлицу. При заключении трудовых отношений персональные данные работника являются информацией, необходимой работодателю/организации. Причина такой необходимости - возникновение трудовых отношений. Данная информация касается каждого конкретного сотрудника. С этими положениями можно ознакомиться в Трудовом Кодексе РФ (статья 85).
В соответствии со статьей 3 ФЗ №152 – 2007 год - "О защите персональных данных".

Напомним, что к таким данным всегда следует относить: ФИО (фамилия, имя, отчество); дата рождения; место рождения; адрес регистрации; фактический адрес проживания; профессия; семейное положение, социальное, а также имущественное положение; уровень доходов лица; его образование и так далее.

Компания (работодатель) же в свою очередь обязательно должен осуществить сбор, хранение и обработку таких данных, придерживаясь требований законодательства нашей страны. Для решения всех нюансов, которые связаны с охраной данных сотрудника, в любой компании обязательно должен быть не только разработан, но еще и принят соответствующий документ.

Персональные данные работника: документы, устанавливающие порядок обработки.

Такие документы – это безусловно новшество для ТК нашей страны. Ранее за отсутствие таких нормативно-правовых актов никак не штрафовали, но в настоящее время статья девяностая ТК РФ говорит нам следующее: виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, в обязательном порядке должны понести административную, дисциплинарную, уголовную или гражданско-правовую ответственность.

Вследствие того, что Трудовой Кодекс нашего государства говорит о документах, которые регламентируют порядок обработки персональных данных работника во мн.ч., то подобных документов должно быть не меньше 2-х:
- Во – первых, конечно же это Положение о защите персональных данных. Подобное положение утверждается и должно быть введено в действие приказом руководящего состава компании.
- Во-вторых, обязательство о неразглашении. Такое обязательство должно быть подписано теми людьми, которые имеют доступ к данным (сотрудниками кадрового отдела, отдела бухгалтерии и прочее).

Проверяя наличие необходимой документации, касающейся защиты персональных данных сотрудников, трудовой госинспектор проявит интерес к вопросу, как в компании реализуется сбор данных о сотрудниках и насколько законно данное действие. Опираясь на общее правило, всю необходимую информацию о сотруднике есть возможность узнать только у него самого. В том случае, если приходится обращаться в другие компании, даже для того, чтобы просто поинтересоваться, работал ли там такой человек - необходимо получить письменное согласие человека/бывшего сотрудника.

Будьте крайне осторожны в том случае, если у вас спрашивают персональные данные работника, работающего ранее в вашей компании. На практике довольно распространены, к сожалению, случаи, когда сотрудники подают в суд на компанию, за то, что та разглашает их персональных данных. И все правильно, нельзя давать подобную информацию по телефону.

Вам следует попросить заявление о передаче данных работника от самого сотрудника или же отправить запрос в обязательном порядке от работодателя с приложением письменного согласия сотрудника. Если персональные данные запрашивает полиция, в таком случае попросите письменный запрос.А в том случае, если они пришли к вам лично - необходимо попросить служебное удостоверение или же приказ. В данном документе обязательно должна быть указана цель запрашиваемых данных.